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 Convention 2008 préparation

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Richard
yoda
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Nombre de messages : 867
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Date d'inscription : 06/05/2007

MessageSujet: Convention 2008 préparation   Mar Mai 27 2008, 14:53

(ce post peut il être déplacer dans l'espace membre du club svp, il y aura plus sa place... seuls les modo peuvent y créer un post, merci)

Pour aider à la préparation de la conv' 2008:cheers: , je propose que l'on mette en place un document type à remplir pour chacune des animations devant être prévue.
Le principe général étant qu'un membre de l'assoc a en charge le remplissage d'un doc, avec l'organisateur de l'animation dont il est le référant.

Cela devant permettre:
-de mieux définir les besoins de chacun en espace, tables et autres, et le cas échéant de passer commande à la mairie de ce qu'il pourrait manquer.
-de faire un prévisionnel des repas longtemps à l'avance (pour avoir une première idée).
-d'encadrer au mieux les animations (tirages d'oreilles si dépassement d'horaire, aider l'orga en cas de coup de bourre, etc...).
-avoir les horaires de l'animation (installation incluse).
-de donner à chacun des organisteur, un et un seul interlocuteur lors de la préparation et lors de la conv'.
-éviter que tout ne repose sur les même personnes que d'habitude (dc au final moins de stress).

En gros, "le membre référant" sera là pour aider au niveau logistique les organisateurs d'animation et les membres du bureau, en encadrant et en faisant le relais Very Happy .

Petites précisions, il serait bien que les noms du référant et de l'organisateur sur une même fiche soient différents (être référant de sa propre anim' ça ne veut pas dire grand chose non?scratch ).

Les fiches ainsi remplis sont remontées au bureau qui n'a alors qu'à budgétiser et prévoir le nécessaire:study: , sans se casser la tête à entrer en contact avec tous les animateurs.

Bon voilà je lance l'idée!

Exemple de la fiche:

Convention de jeu,
Chauvigny 2008,
Association Terres Chamanes.

Thème de
l'animation:

..................................................


Encadrement de
l'animation


Membre Terres Chamanes référant

..................................................


Contact:
..................................................


Organisateur
..................................................


Contact:
..................................................


Animateurs
..................................................

..................................................
..................................................

Horaire et matériel

Heure de mise en place:
........h.......


Horaire de l'animation:

-Samedi : ........h.......
à ........h.......


-Dimanche: ........h.......
à ........h.......


Heure de rangement de l'animation:
........h.......

Matériel nécessaire:

-Tables:
..............................
-Chaises:
..............................
-Divers:
....................................................................................................
....................................................................................................

Nature de l'animation

Démonstration /Tournoi / Exposition (rayer la mention inutile)

Nombre de joueurs participant
...............................................................

Repasprévus

Samedi: midi............................. soir.............................
Dimanche: midi.............................


Divers
..................................................................................................................................................................................................................................................................................
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